Phần mềm CRM ban đầu được thiết kế để giúp các tổ chức kinh doanh quản lý quan hệ khách hàng, tăng doanh thu và giá trị thương hiệu. Tuy nhiên, phạm vi ứng dụng của nó đã nhanh chóng mở rộng ra, trở thành công cụ quan trọng cho Ngành Giáo Dục, hỗ trợ các tổ chức quản lý hiệu quả mối quan hệ với học sinh, sinh viên và phụ huynh, đồng thời tối ưu hóa quy trình tuyển sinh và nâng cao trải nghiệm học tập.

Vậy lý do gì đã khiến phần mềm CRM trở thành trợ thủ đắc lực hỗ trợ các trường Cao đẳng & Đại học trong quá trình tuyển sinh?

1. CRM hỗ trợ tăng tỷ lệ tuyển sinh

Phần mềm CRM giúp đội ngũ tuyển sinh cải thiện chiến lược bằng cách cung cấp những hiểu biết có giá trị về sở thích, hành vi và nhu cầu của đối tượng mục tiêu. 

• Ví dụ: Phần mềm CRM sẽ được tối ưu dữ liệu sau quá trình thu thập, từ đó có thể theo dõi và phân khúc khách hàng tiềm năng dựa trên sở thích học tập, vị trí địa lý, đặc điểm nhân khẩu học và mức độ tương tác của họ. 

Tuyển sinh thường là giai đoạn khó khăn khi phải kiểm soát nguồn dữ liệu thông tin gia tăng nhanh chóng

Bằng cách theo dõi những yếu tố này, hệ thống có thể giúp các nhà quản lý tuyển sinh điều chỉnh các chiến dịch tiếp thị, nỗ lực tiếp cận và quy trình tuyển sinh của họ để phù hợp với mong đợi và động lực của từng nhóm khách hàng tiềm năng khác nhau. 

Ngoài ra, CRM còn hỗ trợ theo dõi và đo lường hiệu quả của các hoạt động tuyển dụng như: chiến dịch email, hội thảo trực tuyến và sự kiện, giúp điều chỉnh chiến thuật dựa trên phân tích dữ liệu. 

Một lợi ích quan trọng của CRM là khả năng truy cập và sử dụng dữ liệu lịch sử, giúp tăng cường tính sẵn có của thông tin tổ chức bất kể sự thay đổi về nhân sự. Điều này không chỉ hỗ trợ lập kế hoạch và xác định thị trường trọng điểm,mới nổi cho các chiến dịch tiếp thị có mục tiêu, mà còn giúp đo lường ROI của các sáng kiến tuyển dụng và duy trì mối quan hệ với cố vấn trường học và cựu sinh viên. 

2. CRM gia tăng tỷ lệ quản lý học sinh, sinh viên

Hệ thống CRM cũng có thể giúp tổ chức giáo dục nâng cao tỷ lệ quản lý học sinh bằng cách cung cấp cho họ các công cụ để thúc đẩy mối quan hệ lâu dài với các sinh viên đã đăng ký. 

• Ví dụ: Hệ thống CRM có thể giúp người quản lý tuyển sinh gửi các thông điệp phù hợp và được cá nhân hóa tới sinh viên trong suốt hành trình học tập của họ, chẳng hạn như lời nhắc, phản hồi, cập nhật và cơ hội. 

Hơn nữa, hệ thống CRM còn hỗ trợ xác định và can thiệp với những học sinh có nguy cơ bỏ học bằng cách sử dụng các chỉ số như kết quả học tập, chuyên cần, sự hài lòng và sự tham gia thông qua các biểu mẫu khảo sát. 

Tất nhiên không có tổ chức giáo dục nào muốn sinh viên của mình rời khỏi trường, nhưng nếu họ quyết định làm vậy, nhà trường có thể yêu cầu sinh viên chuyển trường làm khảo sát. Bằng cách xem xét các phân tích tự động hoá, tổ chức giáo dục có thể thấy được xu hướng sinh viên chọn loại cơ sở giáo dục nào, họ thích chuyển đi lĩnh vực nào cũng như lý do chính.

3. CRM gia tăng sự kết nối chặt chẽ giữa sinh viên và nhà trường

Hệ thống CRM đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường lòng trung thành và sự ủng hộ của cựu sinh viên và các bên liên quan khác bằng cách cung cấp cho họ các cách để duy trì kết nối và tham gia với tổ chức. 

Bằng cách sử dụng CRM, các nhà quản lý tuyển sinh có thể phân khúc và liên lạc với cựu sinh viên dựa trên sở thích, thành tích và nhu cầu của họ, từ đó duy trì mối quan hệ gắn bó lâu dài. CRM còn hỗ trợ trong việc thu hút và quản lý các khoản quyên góp, giới thiệu, và phản hồi từ cựu sinh viên, góp phần xây dựng một cộng đồng vững mạnh. 

• Ví dụ: Tại trường Cayuga Community College, sau khi sinh viên tốt nghiệp, họ sẽ được yêu cầu hoàn thành mẫu đăng ký Cựu sinh viên và Cố vấn, trong đó cung cấp thông tin về các hoạt động họ đã tham gia và những lĩnh vực mà họ có thể hỗ trợ sinh viên tương lai. Thông tin này không chỉ giúp văn phòng tuyển sinh kết nối cựu sinh viên với các sinh viên mới, mà còn hỗ trợ văn phòng thực tập và dịch vụ nghề nghiệp duy trì và phát triển mối quan hệ với nhà tuyển dụng. Tất cả những điều này giúp nâng cao danh tiếng và giá trị của tổ chức, đồng thời tác động tích cực đến việc cải thiện tỷ lệ giữ chân và lòng trung thành của sinh viên.

4. CRM giúp tối ưu hoá nguồn tài nguyên trong tổ chức giáo dục

Hệ thống CRM giúp người quản lý tuyển sinh tối ưu hóa tài nguyên và hiệu quả bằng cách tự động hóa và hợp lý hóa quy trình làm việc.

• Ví dụ: Thay vì phải thực hiện thủ công các tác vụ như nhập dữ liệu, gửi email, xử lý đơn đăng ký và đăng ký sự kiện, CRM cho phép tự động hóa các hoạt động này, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Bằng cách sử dụng hệ thống CRM, người quản lý tuyển sinh có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giảm sai sót và trùng lặp, đồng thời cải thiện sự cộng tác và phối hợp.

Hơn nữa, CRM tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều nền tảng như trang web, phương tiện truyền thông xã hội, và hệ thống quản lý học tập, cải thiện sự cộng tác và phối hợp. Khi sử dụng CRM, những công việc tốn nhiều thời gian như theo dõi và nhập dữ liệu sinh viên mới, vốn phải lặp lại hàng tuần, nay sẽ được tự động hóa hoàn toàn. Điều này không chỉ tăng hiệu quả mà còn cho phép tạo và gửi báo cáo một cách nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu người nhận mà không cần phải can thiệp thủ công.

5. CRM giúp tổ chức giáo dục đổi mới và thích ứng

Hệ thống CRM đã trở thành công cụ đắc lực cho các nhà quản lý tuyển sinh trong việc đổi mới và thích ứng với nhu cầu thay đổi của sinh viên và thị trường.

• Ví dụ: Bằng cách sử dụng hệ thống CRM, người quản lý tuyển sinh có thể đón đầu xu hướng và đưa ra đề xuất giá trị độc đáo và cạnh tranh cho sinh viên của mình.

Phần mềm CRM dựa trên nguồn dữ liệu sẵn có để phân tích, dự đoán xu hướng đổi mới

Bằng cách tích hợp trí tuệ nhân tạo và học máy, CRM giúp nâng cao khả năng phân tích dữ liệu, ra quyết định, và cá nhân hóa các chiến lược tuyển sinh. Hơn nữa, CRM còn hỗ trợ sử dụng chatbot, trợ lý giọng nói, và cuộc gọi video để cải thiện giao tiếp với khách hàng tiềm năng và sinh viên của họ. 

• Ví dụ: Khi kết hợp với các nền tảng LMS và CRM, hệ thống này không chỉ tự động hóa quy trình nhập dữ liệu mà còn chuẩn hóa và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn. Điều này giúp tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ sinh viên và tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả hoạt động thông qua các báo cáo tự động và công cụ phân tích mạnh mẽ, từ đó tạo ra những đề xuất giá trị cạnh tranh cho sinh viên.